Bài này mình mạo muội nói một chút về vấn đề mã vạch hải quan. Nhiều người và doanh nghiệp khi nhập hay xuất hàng đều gặp không ít vấn đề. Nên mình sẽ chia sẽ những gì mình biết được về một mã vạch tại hải quan lên đây. Nếu bạn thấy có gì cần góp ý có thể bình luận ngay phía dưới. Mình sẽ cố gắng chỉnh sửa và bổ sung. Vậy hãy cùng bay vào các vấn đề liên quan đến nó nhé.
Mã vạch hải quan có những gì cần lưu ý?
Các vấn đề liên quan đến mã vạch hải quan
1. Mã vạch hải quan có tác dụng gì?
Mình sẽ không đi vào định nghĩa vì nó có vẻ hơi nhàm chán. Nên mình nói thẳng luôn vào các vấn đề chính. Mã vạch hải quan được làm ra để tiết kiệm thời gian thông quan. Trước đó những thủ tục hải quan rất rườm rà. Bạn phải chờ cục hải quan đối chiếu với thông tin được lưu trong dữ liệu. Hàng của bạn còn phải đưa vào giải phóng, sau đó là chờ sợ giám sát của hải quan. Mã vạch sẽ giúp việc đối chiếu này dễ dàng hơn rất nhiều. Mình sẽ không đi chi tiết vào các bước hải quan, bạn có thể đọc tại Vinalogs.
Thủ tục hải quan từng mất rất nhiều thời gian
Xem thêm: Các bước đăng kí thủ tục hải quan.
2. Vậy chính xác mã vạch hải quan hoạt động ra sao?
Câu hỏi đúng hơn là lúc nào bạn sẽ cần dùng đến mã vạch hải quan. Thật ra mã vạch này sẽ xuất hiện trên 2 tờ giấy. Tờ thứ nhất là tơ kê khai hải quan, thứ 2 là tờ danh sách các hàng hóa đủ điều kiện thông quan. Mình sẽ đi vào công dụng của nó trong 2 tờ văn bản này.
2.1. Mã vạch trong tờ khai hải quan
Ở góc phải trên cùng của tờ khai hải quan, bạn có thể thấy một mã vạch. Mã vạch này chính là mã hóa cho số tờ khai. Sô tờ khai nằm ở bên trái, và bên phải là nó dưới dạng mã vạch. Mã này được hệ thống hải quan tạo ra và kèm theo tờ khai đó.
Mã vạch (khung xanh) chính là số tờ khai (khung đỏ)
Mã cũng dùng để xác nhận xem tờ khai đó phải là giả hay không. Vì có nhiều trường hợp giấy giả được làm ra với cùng một mã vạch. Nên có thể hiểu rằng mã vạch là giả hay copy. Tuy nhiên khi quét bằng máy bắn mã vạch thì sẽ phát hiện thông tin khai bị sai lệch.
Mã này cũng giúp lấy thông tin từ hệ thống máy chủ ra nhanh hơn. Sau khi lấy ra thì tờ khai của bạn mang đến sẽ được đối chiếu. Nếu có sai sót có thể ngưng hoạt động và cập nhật loại thông tin.
2.2. Mã vạch trong tờ danh sách đủ điều kiện
Mã vạch hải quan lúc này như một xác nhận là hàng hóa của bạn đã thông quan. Tờ giấy đó là “danh sách hàng hóa/container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan”. Mã vạch này hình thành khi bạn đã làm gần hết các thủ tục hải quan. Những gì còn lại là đợi hàng hóa thông quan, sau đó in tờ khai có mã vạch này ra. Rồi cầm chúng lên khu vực hải quan để nhận hàng.
Khi lên đến thì mã vạch này mới được quét để so sánh trong hệ thống. Khi đối chiếu xong sẽ xác nhận đã qua khu vực giám sát. Từ đó bạn mới được mang hàng hóa về. Nếu nhìn vào hình, thì bạn thấy mã vạch sẽ nằm gần cuối chu trình.
2.3. Chú ý
Có một điều bạn nên để ý. Có thể có đến 2 loại mã vạch được nói đến trong này.
- Mã vạch thứ nhất nằm góc phải trên cùng. Nó là mã 1D và cũng chính là mã của số tờ khai.
- Mã thứ 2 là mã số container chở hàng. Mã này nằm trong danh sách container qua được hải quan. Và chỉ bản container thông quan bạn mới thấy mã vạch thứ 2 này.
Mã thứ nhất xuất hiện trong tờ hàng hóa đủ điều kiện thông quan. Mã thứ 2 xuất hiện trong tờ danh sách container. Mã 1D xuất hiện trong cả tờ khai hải quan (dù là xuất hay nhập khẩu).
3. Loại mã vạch nào được dùng trong hải quan?
Các hình phía trên cũng cho bạn cái nhìn tổng quan rồi phải không? Cả mã vạch 1D và 2D đều sử dụng cho mã vạch hải quan. Tuy nhiên thì xác định mã vạch 1D nào và 2D nào chính là cái mình đi vào.
3.1. Mã 1D dùng trong hải quan
Mình rất vui vì bạn đã đến được đây. Nếu bạn chú ý đến mã 1D ở trên thì thấy nó rất dài với chỉ 12 chữ số. Bạn thấy nó giống đặc điểm của mã nào không? Đó chính là mã 39 (Code 3 of 9). Loại mã này rất dễ được đưa vào bất kì hệ thống nào để in mã vạch. Mã 39 cũng có thể được đọc bằng bất kì máy quét mã vạch 1D hay 2D nào.
Mã 39 rất dễ đọc
Mã 39 vẫn còn được sử dụng trong lĩnh vực bưu tín hay chuyển phát. Nên ở Việt Nam nó được dùng để thay thể mã vạch SSCC (Shipping Container Code).
3.2. Mã 2D dùng trong hải quan
Loại mã 2D mà bạn thấy trong 2 tờ hải quan ở trên không đâu khác là mã QR. Mã này được sử dụng vì tính tối ưu và lưu trữ được nhiều thông tin. Bình thường thì có thể dùng mã SSCC cho container. Nhưng trong quá trình hải quan thì hơi khác. Ngoài thông tin container còn thông tin của hàng hóa phía trong nó. Chính vì vậy một mã SSCC sẽ không lưu hết được.
Với mật độ dày đặc và khả năng lưu nhiều kí tự, QR là loại mã vạch thông dụng nhất. Nó cũng chống khả năng làm nhái ổn định. Thông tin lưu trữ trong mã cho cả container và sản phẩm trong nó là rất tiện lợi. Bạn có thể tham khảo một mã vạch 2D hoạt động ra sao trong bài viết này.
4. Làm sao để đăng kí mã vạch hải quan?
Mã vạch hải quan sẽ được đưa ra khi bạn đăng kí xin tờ khai hải quan. Và sau khi bạn khai về sản phẩm và container. Khi bạn đăng kí thông tin để xin tờ khai, thì khi nhận tờ khai sẽ có mã vạch này. Nếu bạn không có container thì mã vạch này sẽ xuất hiện trong tờ thông quan.
Mã 1D không có trên tờ thông quan cho Container
Còn nếu trong tờ khai của bạn có cả container và thông tin hàng hóa trong đó? Thì các mã 2D sẽ có mặt trong tờ thông quan sau cùng. Tuy nhiên khi có mã 2D thì mã trên góc phải lại không có. Lý do vì mỗi container chứa thông tin về đơn vị đó. Nên mã vạch chứa số tờ khai cũng không phải có mặt tại đó nữa.
5. Mã số mã vạch hải quan có thay đổi không?
Sau mỗi lần nhập hay xuất khẩu thành công, thì sang lần 2 sẽ có mã vạch khác. Vì mỗi mã đánh dấu thời gian và đơn hàng nhập hay xuất khẩu. Nên mỗi lần sẽ có một mã mới. Chỉ có chữ ký số và thông tin doanh nghiệp của bạn là không thay đổi. Vì sau khi đăng kí lần đầu thì bạn không cần làm lại nữa. Các thông tin đó đã có mặt trên hệ thống của bộ hải quan rồi.
6. Cách lấy/in mã vạch hải quan
Để in mã vạch kèm theo tờ thông quan thì bạn có thể lên trang web của cục hải quan để lấy. Sau khi vào, bạn chỉ cần nhập lần lượt từng ô theo thứ tự:
- Mã doanh nghiệp (là mã số thuế của doanh nghiệp bạn)
- Số tờ khai
- Mã hải quan (mã này là mã của cơ quan hải quan mà bạn đưa hàng vào). Ví dụ bạn đưa vào hải quan sân bay Tân Sơn Nhất thì mã ở đây nên để mã ám chỉ sân bay.
- Và ngày trên tờ khai. Ngày in trên tờ khai hải quan mà bạn điền trước đó.
Sau khi nhấn lấy thông tin (nếu thông tin là chính xác) thì bạn sẽ đến tập văn bản có tờ thông quan. Bạn chỉ cần in tờ có mã vạch container hoặc mã vạch 1D có thông tin sản phẩm. Vậy là bạn đã có tờ thông quan có mã vạch rồi.
Đó là những gì mình có thể trả lời dựa theo sự hiểu biết của mình về mã vạch hải quan. Nếu sau có thông tin gì bổ sung mình sẽ đưa vào đây thêm cho các bạn. Hi vọng các thông tin này hữu ích cho bạn theo cách nào đó.
